Archiv für den Monat: September 2006

Schlaue Frage

Das Projekt läuft schon seit über 6 Monaten. Es wurde einiges an Zeit und Geld investiert. Ich stolper eher zufällig in dieses Projekt und soll das Team ergänzen.

Das Team hat schon viele bunte Folien erstellt. Aller super. Eine Beratungsfirma ist vor Ort und widmet alle Kraft (und 20 Personentage/Woche) dieser Aufgabe.

Ich stelle im Gespräch mit dem Auftraggeber eine Frage. Die Frage begeistert ihn. Das hat in den letzten 6 Monaten noch niemand gefragt. „Eine wichtige Frage. Müssen wir auf jeden Fall klären. Gute Arbeit“. Er ist mit mir zufrieden.

Wie die Frage lautete? „Macht das Projekt in der Form denn eigentlich Sinn, wenn es kein Kunde möchte?“

Sehr geehrter Herr Mehdorn,

ich kann mir denken, dass sie nicht viel Zeit haben. Schließlich macht ja die Transnet gerade Ärger und droht mit Streik. Und dann ist da ja noch die Börsengang. Der ist wichtig, da fließt ja nicht nur Geld in Ihre Tasche: Auch die Bundesregierung hofft auf gute Gewinne. Und da wir das Volk sind, machen wir also irgendwie diese Gewinne.

Daher möchte ich Sie auch gar nicht lange stören. Wahrscheinlich werden Sie sich auch gar nicht an mich erinnern: Man nennt mich „Kunde“. Ein Kunde ist jemand, der die Dienstleistung nutzt, welche Sie anbieten.

Kommen wir aber zu meiner Frage. Kann es zufällig sein, dass die Bahn es in letzter Zeit mit dem Sparen ein wenig übertreibt? Oder woran liegt es, dass die Probleme immer mehr werden? Vielleicht, Herr Mehdorn, sollte ich noch erwähnen, dass ich bedingt durch Job und Fernbeziehung schon viele Jahre mit der Bahn unterwegs bin.

Und klar, manchmal geht ‚was schief. Aber, hey Hartmut (ich darf dich doch Hartmut nennen, so als guter Kunde, oder?): irgendwas ist ja immer. Aber langsam wird es mir zuviel.

Da ist die Sache mit den Interregio-Zügen (IR). Die gibt es nicht mehr. Das heißt, doch eigentlich schon noch. Die haben jetzt nur eine neue Farbe und fahren als InterCity (IC). Doof nur, dass die Wagons eng sind und keine Lüftung wie die „normalen“ IC Wagen haben.

Die IR Wagen sind also alt und schlecht. Warum müssen dann genau diese Wagen Sonntag Abend von Westerland ins Rheinland fahren? Lieber Harry (ich darf dich doch Harry nennen, oder?): Wenn du um 17:30 von Hamburg nach Süden fahren möchtest, musst du den Zug 2 Wochen vorher reservieren, wenn es überhaupt klappt. Ohne Reservierung schwitzt man im Gang – na ja, mit Reservierung schwitzt man am Platz.

Wenn man nun einen Zug bekommen hat (vielleicht eine Stunde später), ist er verspätet. Natürlich ist er das! Weil er so voll ist. Logisch. Kann man da nicht was machen? Vielleicht mal echte IC Wagen einsetzen oder so?

Und da hätte ich dann noch eine Bitte: Wenn schon vorher klar ist, dass der Zug Verspätung haben wird, weil er zwischen Münster und Dortmund umgeleitet wird, könnte man das nicht vorher ansagen? Und überhaupt: Aus der Ansage, dass der Zug nicht in Wattenscheid hält wurde nicht klar, dass der Zug auch nicht in Dortmund hält. Das ist ein wenig doof wenn man an der Tür steht und der Zug fährt einfach durch den Bahnhof durch …

Ach ja, jetzt, wo wir doch so nett plaudern. Ich möchte mich für die Show bedanken. Ich hatte ja gestern 70 Minuten Verspätung und dadurch meinen Anschlusszug in Düsseldorf verpasst und dadurch die Nacht im Hotel verbringen müssen. 30 Leute standen vor dem ServicePoint und versuchten, wegen der Verspätung einen Rabatt zu bekommen. Das kann schnell gehen – in dem man einfach die Gutscheine in die Menge wirft, das kann lange dauern – in dem man jede Fahrkarte genau prüft. Fast wäre es zu körperlicher Gewalt gekommen. Man kann auch einer älteren Dame den Taxigutschein verweigern, weil ja noch ein Bus führe. Das Gegenargument, dieser Bus halte so, dass die Dame nachts durch einen Wald laufen muss was sie nicht möchte, war aber auch zu unlogisch. Ich habe mich nciht zu fragen getraut, wer die 60 EUR für mein Hotel eigentlich bezahlt.

Ja, das war schon lustig. Lustiger als die Woche davor, wo ich nur 30 Minuten Verspätung hatte. Oder die Woche davor, wo man mir trotz mehrfacher Nennung des richtigen Datums inkl. Wochentag eine Reservierung für den falschen Tag verkauft hat.

Noch eine letzte Frage: Kennst du vielleicht jemanden, der eine Bahncard 100 gegen ein Auto, vielleicht einen alten Golf tauschen möchte? Ansonsten gebe ich die Bahncard einfach dir zurück.

Dein Kunde

Du hast ja Zeit

Es ist Freitag. Der Guerilla-Projektmanager (GPM) sitzt an seinem Schreibtisch, kümmert sich um die wöchentliche Ablage und plant die nächste Woche, als das Telefon klingelt.

„Hallo GPM. Du, ich habe gesehen, dass du nächste Woche nicht viel zu tun hast. Da dachte ich mir, wir …“
„Moooooment. Wieso sollte ich nichts zu tun habe? Im Gegenteil, bei mir brennt der Boden.“
„Na, ich habe in deinen Meetingkalender geschaut und du bist fast die ganze Woche verfügbar.“ – Ah ja…

Viele Leute scheinen ihren Arbeitsalltag nach dem Motto „Ich bespreche also bin ich wichtig“ zu sehen. Wer nicht ständig mit gehetztem Blick durch die Gänge hechelt, scheint überflüssig zu sein.

Gerade wir Externen Berater müssen scheinbar immer die Aura der Unabkömmlichkeit verbreiten. Ich kenne Externe, die sitzen schon seit Monaten in Meetings die sie nix angehen. Aber sie sind froh über jeden festen Termin in ihrem Kalender. Nun halte ich persönlich ja nicht soviel von Meetings, sie sind notwendig aber man muss es nicht übertreiben. ..

Wenn schon Lügen, dann aber richtig

Manchmal weiß ich nicht, ob ich lachen oder weinen soll.

Ein Auftraggeber besitzt meiner Meinung nach seit Monaten eine schlechte Zahlungsmoral. Ich spreche mit ihm um nach Lösungen zu suchen. Er weist mich im Gegenzug darauf hin, dass meine Rechnung für den letzten Monat ja erst vor zwei Tagen eingegangen sei – „Und da dauert es dann halt etwas“.

Dumm nur, dass ich die Rechnung per Einschreiben geschickt habe und die Einlieferung somit nachhalten kann.
Auch dumm, wenn seine Assistentin mich schon eine Woche zuvor auf Inhalte der Rechnung angesprochen hat.

Management bei Uzi

Management bei Uzi geht so: Tür auf, Themen reinschießen und Tür wieder zu.

Zurück bleiben resignierte Mitarbeiter die seufzend den Kopf auf den Tisch sinken lassen. Zu den 15 unausgegorenen Aufgaben von gestern kommen also jetzt noch 30 hinzu.

Kann man mit solchen Managern reden? Eher schlecht. Es besteht die Gefahr, dass man die nächste Salve abbekommt.

Glücklicherweise gibt es aber etwas, was erfahrene Mitarbeiter solcher Manager im Laufe der Zeit lernen: 80% dieser Aufgaben hat der Uzi-Manager nach 10 Minuten selber wieder vergessen. Jetzt gilt es also nur noch, die richtigen 20% zu identifizieren und den Rest zu ignorieren.

Methode 1: Wenn man lange genug mit solchen Leuten zusammengearbeitet hat, bekommt man irgendwann heraus, wo dessen Vorlieben sind und weiß, das ihn interessiert und was er wieder vergisst.
Methode 2: Einfach die „erste Salve“ ignorieren und erst tätig werden, wenn zu bestimmten Themen nachgefragt wird. Dann weiß man, was wichtig war. Der Zeitverlust ist zu verkraften.
Methode 3: Die offensichtlich unsinnigen Themen aussortieren und für den Rest mit halber Kraft Informationen sammeln. Anschließend nach Methode 2 vorgehen.

Der echt gemeine Weg (Methode 4) : Man kann „zurückschießen“. Einfach selber ein Thema suchen und beim Statusmeting behaupten, man habe dafür einen Auftrag bekommen. Da der Uzi-Manager die meisten seiner Themen ja vergisst, glaubt er es…

Teure Projekte

Preisfrage: Welche Projekte überziehen ihr Budget massiv und kosten viel mehr Geld als geplant?

Spontane Antwort: Großprojekte. Wahrscheinlich denkt jeder von uns an bekannte Flops wie TollCollect und an eigene Erfahrungen mit Großprojekten die ihr Budget massiv überschritten haben.

Bei Licht betrachtet sind aber eher die vielen kleinen schlecht bis gar nicht geplanten Kleinprojekte das Problem. Denn auch das kennen wir nur zu gut: Es gibt eine Aufgabe. Spontan wird die Aufgabe auf 1-2 Tage (oder 3 Stunden, oder was auch immer) geschätzt und angenommen. Bei der Umsetzung zeigen sich aber kleine Probleme. Ein Ansprechpartner ist nicht im Haus, Informationen stehen nicht zur Verfügung und der reine Arbeitsaufwand wurde auch überschätzt.

Statt einem Tag hat die Aufgabe nun 2,5 Tage gedauert. Statt 3 Stunden hat es einen Tag gdauert. Aber das stört nicht- ist noch im Rahmen.

Nur: Diese beiden Projekte haben ihren Zeitplan um mehr als das doppelte überschritten! Wenn bei einem Großprojekten der Zeitplan um 30% überschritten ist, merkt es jeder. Wenn aber bei 100 Kleinprojekten der Zeitplan um den Faktor 2,5 überschritten wird, merkt man es nicht sofort (höchstens an den Überstunden der Mitarbeiter)!

Oder anders ausgedrückt: Ob man einmal viel Geld oder oft wenig Geld aus dem Fenster wirft – das Ergebnis ist gleich. Man hat Geld aus dem Fenster geworfen.

Schlimmer noch: Größere Projekte werden geplant. Mal gut, mal schlechter – aber es findet eine Planung statt. Kleine Projekte werden auf Zuruf ohne Planung erledigt. Und je nach Erfahrung des Projektleiters ist die Aufwandsabschätzung gut oder schlecht. Dummerweise unterschätzen wir gerne unseren eigenen Arbeitsaufwand.

Für IT-Projektleiter gibt es ja die nicht ganz ernst gemeinte Regel „Aufwandsabschätzungen eines Entwickles mal 2 nehmen und nächst höhere Zeiteinheit wählen“. Wenn der Entwickler also 15 Minuten schätzt, sollte man eher einen halben Tag einplanen. Jeder Projektplan benötigt einen Sicherheitsaufschlag. Bei Softwareprojekten kann der locker bei 100% liegen.

Genauso sollte man mit seinen eigenen spontanen Schätzungen umgehen. Wenn ich also glaube, ich benötige für eine Aufgabe einen Tag, gehe ich davon aus, dass dies im Idealfall klappt aber realistisch wird es wohl zwei Tage dauern.

Projekte abschießen

In einer früheren Firma gab es eine klare Regel: Man darf ein Projekt einmal aus Zeitgründen ablehnen – nämlich vorm Projektstart. Wer eine Aufgabe übernimmt und später feststellt, dass er die Aufgabe nicht schafft hat Pech gehabt.

Klingt nach einer einfachen Regel, wird aber sehr selten befolgt. Tatsächlich gibt es oft viele gute Gründe, ein Projekt erst gar nicht zu starten. Wir alle kennen die Schrotflinten-Manager die neue Projekte im minutentakt durch die Gänge schießen. Nach einer Stunde haben sie ihre Ideen zwar schon wieder vergessen, aber duzende Projektleiter sind dafür die nächsten Wochen beschäftigt.

Oft sind wir Projektleiter selber Schuld. Wenn ein Projekt ansteht sollte man nicht sofort loslaufen, sondern erstmal näher hinschauen:
– Was bringt das Projekt? Ist es inhaltlich wirklich sinnvoll, oder steht das Ergebnis in keinem Verhältnis zum Aufwand
– Gefährdet das Projekt bereits laufende Projekte?
– Ist der Projektauftrag wirklich klar, oder muss man erstmal einen Schritt zurück gehen?
– Gibt es vielleicht jemanden, der für das Projekt besser geeignet ist?

Vorsicht Falle: Es gibt viele gute Gründe ein Projekt nicht zu starten. Es gibt viele Argumente, die ein Manager versteht. Aber niemals sollte man versuchen ein Projekt mit Begründungen wie „ich habe schon soviel zu tun“ ablehnen. Das fällt in die Kategorie „Rumjammern“ und wird von keinem Auftraggeber der Welt akzeptiert.

Aber ist mein Auftraggeber nicht sauer, wenn ich ein Projekt nicht annehme? Höchstens kurzfristig. Es geht ja nicht darum, sich nur die Rosinenprojekte herauszupicken. Auftraggeber wollen Ergebnisse sehen. Und eine valide Begründung, warum ein Projekt vielleicht nochmal überdacht werden muss, kann ein Ergebnis sein.

Aber der Auftraggeber hat sich doch bestimmt bei dem Projekt etwas gedacht, das kann man doch nicht einfach so abschießen, oder? Tja, 70% aller Projekte fangen ja so an: Der Vorstandsvorsitzende Meier sagt im Meeting im Nebensatz etwas wie „das müsste man ja vielleicht bei Gelegenheit mal angehen“. Der Bereichsleiter Müller nicht das auf und gibt es an den Abteilungsleiter Schmidt weiter „Ich habe da ein wichtiges Vorstandsprojekt“. Schmidt greift sich einen Teamleiter „Der Vorstand will da was, ich weiß aber nicht so genau, was der sich darunter vorstellt“. Wenn nach einem Jahr das Ergebnis in 10 Minuten beim Vorstand vorgestellt wird, hat Meier schon komplett vergessen, das er das mal vorgeschlagen hatte.

Guerilla-Projekt-Regel: 70% aller Projekte sind nicht notwendig und gefährden die wichtigen 30%.

11. September 2001

Heute vor 5 Jahren

Ich fahre mit dem Zug von Dortmund nach Düsseldorf zu einem Termin. Dort soll ich versuchen, irgendwelchen Bank-Leuten die Vorteile eines CMS näher zu bringen.

Am Bahnhof angekommen sehe ich eine Menschentraube vor dem dort aufgestellten großen Bildschirm. Ich bin neugierig, gehe hin und sehe den 1. Turm brennen. Keiner weiß was passiert ist. Ich schaue ein paar Minuten zu, verstehe aber kaum etwas.

Auf dem Weg zum Termin (an der Kö‘) rufe ich meine Freundin an „Schalte den Fernseher ein, ich muss weiter“.

Beim Termin: Der Termin ist in den Räumen einer befreundeten Beratungsgesellschaft. Dort ist man aufgebracht und verwirrt. Der Termin wurde vom Chef der Firma organisiert. Die potentielle Kunden sitzen eher gelangweilt herum. Chef: „Meine Herren, wollen wir auf Grund der aktuellen Situation den Termin trotzdem statt finden lassen?“. Antwort: „Ja ja, fangen Sie mal an“.

Ich stand offenbar ein wenig unter Schock. Eigentlich hätte ich den Termin abbrechen sollen. Statt dessen spule ich meine Präsentation ab. Zwischendurch stürmen Mitarbeiter der Beratungsfirma mit neuen Infos rein „der 2. Turm“ „Turm bricht zusammen“. Meine spontane Reaktion: „Wer macht sowas? Dem muss doch klar sein, dass die USA das Land in dem er sitzt in die Steinzeit zurückbomben. Eigentlich fällt mir nur Afghanistan als Land ein das so einen Quatsch machen kann.“

Irgendwann ist die Präsentation vorbei. Wer hätte es gedacht: Daraus ist kein Projekt geworden. Ich fahre nach Hause und setze mich vor den Fernseher. Bis weit nach Mitternacht kann ich nicht ausschalten. Ich erwarte immer, dass noch etwas passiert. Ich habe „Angst“, etwas zu verpassen. Mein Telefon klingelt ständig. Wir alle sind verwirrt und verstehen nichts. Eigentlich rufen wir uns nur immer gegenseitig an um uns zu fragen, was als nächsten passieren wird.

Wir haben keine Antwort.
Wir wussten noch nicht, dass ab diesem Tag unsere Grundrechte Stück für Stück eingeschränkt werden.
Wir wussten nicht, dass momentan jeden Monat mehr Menschen im Irak durch Attentate sterben, als an diesem Tag in den Twin-Towern.
Wir wussten nicht, dass man mit Bart und Turban schon verdächtig ist. Wir wussten nicht, dass ein liegen gelassener Koffer fast Panik auslöst und zu dringenden Durchsagen im Zug führt- der Besitzer war im Bistrowagen (erlebt vor ein paar Tagen).
Wir wussten nicht, dass die USA geheime Gefängnisse hat in denen unter Verletzung sämtlicher Menschenrechte gefoltert wird.
Wir ahnten nichts von London und Madrid.

Dafür fehlte uns einfach die Vorstellungskraft.