Archiv für den Monat: April 2007

Was ist eigentlich ein Projekt?

Wir sprechen ja ständig von Projekten, Unternehmungen Vorhaben usw. Da stellen wir uns doch mal ganz dumm und fragen: Watt is‘ eigentlich ein Projekt?

Ähm, tja .. also … Nach DIN ist ein Projekt

„ein Vorhaben, bei dem innerhalb einer definierten Zeitspanne ein definiertes Ziel erreicht werden soll, und das sich dadurch auszeichnet, dass es im Wesentlichen ein einmaliges Vorhaben ist.“

Tja, wenn ich also mit meinen Kumpels in die Kneipe gehe um mich zu betrinken, ist das ein Projekt? Wir haben ein definiertes Ziel, eine definierte Zeitspanne und dieser Kneipenbesuch ist auch einmalig.
Wenn ich aber jede Woche zum Stammtisch gehe, ist das immer noch ein Projekt?

Und was unterscheidet ein Projekt eigentlich von einer Unternehmung?
„Als Unternehmen oder Unternehmung wird allgemein ein von Personen durchzuführendes Vorhaben bezeichnet.“
Ok, das ist einfach. Ein Projekt hat ein klares Ende und klarer definierte Ziele.

Wenn ich eine Verabredung habe (Kino mit anschließendem Abendessen), ist das denn ein Projekt?

Ok, jetzt mal ernsthafter. Das Problem ist, dass viele Dinge die keine Projekte sind als Projekt bezeichnet werden und andere Dinge die besser Projekte sein sollten in der Linie hängen.

Regel 1: Ein Projekt benötigt einen klaren Projektauftrag. Es muss vorher – zumindest bis zu einer gewissen Detailtiefe – klar sein, welches Ergebnis erreicht werden soll. Man kennt das aus vielen gescheiterten Projekten: „Da wusste doch niemand, was wir eigentlich machen sollten“. Darüberhinaus müssen Projektziele spezifisch sein. Das Ziel „Wir wollen den Umsatz um 20% steigern“ ist zwar ein Ziel, aber weniger ein Projektauftrag. Aus dieser Vorgabe kann man natürlich Projekte ableiten. Und schließlich müssen die Projektziele messbar sein. Ich muss – wie auch immer – am Ende des Projektes sagen können, ob das Ziel erreicht wurde oder nicht.

2. Regel: Ein Projekt besitzt einen definierten Anfang und eine Vorlaufphase vor diesem Projekt. „Mach mal XYZ, wir fangen gestern damit an“ – das ist kein Projekt.

3. Regel: Ein Projekt hat ein Ende. Klingt banal, wird aber oft übersehen. Ich hatte mal einen „Projektauftrag“ bekommen der da lautete „Wir wollen die beste E-Business Landschaft Europas haben“. Dies war aus zwei Gründen so in der Form kein Projekt. Es war erstmal ein Ziel und kein Projektauftrag mit messbarem Ergebnis. Darüber hinaus muss man an so einem Ziel ständig arbeiten. Man kann zwar für den Moment ganz vorne stehen, aber die Entwicklungen in der IT überholen einen schneller als man glaubt.

Ok, können wir jetzt zwischen Projekt- und Linienarbeit unterscheiden? Kann ich jetzt die Einladung zum Abendessen als Projekt bezeichnen oder nicht? Leider nein. Die Grauzone ist immer noch vorhanden und nicht wegdefinierbar. Wichtig ist einfach folgendes: Wenn ein Projekt gestartet wird sollte die erste Frage lautet: Ist das überhaupt ein Projekt?. Sind die Aufgaben projektgemäß? Gibt es vielleicht bessere Möglichkeiten zur Lösung der Aufgabe, als eine Projektstruktur? Ich behaupte, man kann 20% aller Projekte schon zum Start streichen – weil sie schlicht und einfach keine Projekte sind.

Poker und Projektmanagement

„Tut mir leid, Guerilla-Projektleiter, ich kann dir nicht sagen, wann deine Anforderungen umgesetzt werden. Es gibt bei der Softwareentwicklung einfach zuviel unabsehbare Dinge“. Unfug, Unfug, Unfug!

Klar, wenn man sich nicht mit Risikomanagement beschäftigt, wird man später böse überrascht. Es ist aber eine schlechte Ausrede, sich mit solchen Überraschungen herauszureden – denn damit kommen andere Leute super zurecht.

Das Zauberwort nennt sich „Wahrscheinlichkeiten“.

Beispiel 1: Ein Vertriebler macht seine Umsatzplanung. Er hat die Projekte 1-10 für 1 Mio. EUR und Projekt 11 für 10 Mio. EUR welche noch nicht abgeschlossen sind. Projekt 1 hat eine Eintrittswahrscheinlichkeit von 50%, Projekt 2-10 haben 10% und Projekt 11 hat 25%. Er rechnet: 1*0,5+9*0,1+10*0,25 = 0,5+0,9+4 = 5,4.
Ergebnis: Er plant einen Umsatz von 5,4 Mio EUR.

Beispiel 2: Poker ist ein Glücksspiel (um auf die Überschrift zu kommen). Trotzdem gibt es Profis, welche damit sehr viel Geld verdienen. Viele Profis sind Mathematiker oder Schachgroßmeister. Warum? Poker ist ein Spiel mit Wahrscheinlichkeiten. Wenn man sich daran hält, gibt es zwar keine Garantie das nächste Spiel zu gewinnen, aber auf lange Sicht gewinnt man. Wie geht das?
Angenommen, man hat ein Blatt auf der Hand hat welches eine Siegeswahrscheinlichkeit von 10% hat. im Pott liegen 120 Chips und man muss 10 Chips einsetzen um weiterspielen zu können. Ergebnis: Man setzt die 10 Chips, da man ja in einem von 10 Spielen (bzw. eher in 100 von 1000 Spielen – siehe Gesetz der großen Zahlen) gewinnen würde. Dies wird oft missverstanden. Wenn 10Mal Rot kommt, ist die Wahrscheinlichkeit für Schwarz immer noch 50%, auch wenn es sehr unwahrscheinlich ist, dass 11Mal Rot hintereinander kommt. Aber „On the long run, there is no luck“.

So, was hat das nun mit Projektmanagement zu tun? Sehr viel!

Auch bei Projekten gibt es Risiken mit denen ich Leben muss. Ein Entwickler wird krank, ein anderer Entwickler schreibt oft schlechten Code, Anforderungen sind schlecht formuliert usw. usw. Aus der Erfahrung der Vergangenheit kann ich aber z.B. sehen, dass dieser Entwickler pro Jahr 10 Tage krank ist. Also kenne ich die Wahrscheinlichkeit, dass er auch diesmal krank wird. Oder globaler: Wenn ein Team bei 80% seiner Abschätzungen um 20% der Zeit daneben lag, ist das eine Information welche ich nutzen kann, um die nächste Abschätzung dieses Teams bewerten zu können und einen entsprechenden Buffer einzuplanen.

Wenn ich also in einem Projekt jede meiner geplanten Funktionen nicht nur mit einer Aufwandsabschätzung, sondern auch mit einer Risikoabschätzung versehe, kann ich daraus wunderbar einen Projektplan erstellen, der sehr viel genauer wird.

Marathon Countdown: Noch 5 Wochen

Wie man unschwer erkennen kann, fehlt der Eintrag „Noch 6 Wochen“. Ich hatte also eine Woche Laufpause.

Am 1.4. habe ich die Saison mit dem Berlin-Halbmarathon gestartet (Laufbericht folgt noch). Ich habe mein Ziel zwar nicht erreicht, aber immerhin meine aktuelle Bestzeit um 3 Minuten unterboten – was nichts daran ändert, dass ich immer noch eine lahme Ente bin …

Danach gab es kleine Komplikationen. Es fing harmlos mit dem jährlichen Fußpilz an. Dummerweise reagierte mein Fuß auf die Salbe allergisch und blähte sich auf das doppelte seiner normalen Größe auf. Laufen fiel da ein paar Tage aus…

Heute war dafür ein lustiger Tag. Ich wollte eigentlich nur eine schnelle Runde laufen (hey, Dr. House kommt heute). Nach einer Runde dachte ich mir, warum laufe ich nicht einfach noch eine schnelle Runde. Und nach dieser Runde sagte ich mir, Hey, Forrest, warum läufst du nicht einfach weiter den Rhein entlang bis zu dem Park. Ok, danach bin ich aber nicht mehr quer durch den Kontinent gelaufen …

1. Arbeitstag

10 Tage war ich nun nicht im Projekt. Es hat ca. 20 Minuten gedauert, den aktuellen Status einzuholen.

Ergebnis: Die scheinen wohl mit dem Projektfortschritt auf mich gewartet zu haben. Nett, aber unnötig …

Windows XP und Elster

Das war ja mal ein lustiges Ende meines Urlaubs.

Ich wollte über Ostern „mal eben“ meine Umsatzsteuervoranmeldung machen. Ergebnis: Elster (so heißt das Programm mit deren Hilfe man dies elektronisch machen muss) startet nicht.

Microsoft hat es geschafft, mit dem letzten Hotfix gleich mal eine ganze Reihe von Programme abzuschießen. Dumm nur, dass man eigentlich verpflichtet ist die Voranmeldung elektronisch zu machen.

Gut, dass ich noch einen 2. PC hatte der nicht aktualisiert war …