28. März 2009 sri Allgemein 2

E-Mails in Firmen

Herr Mehdorn hat ja im Augenblick richtig Ärger an der Backe. Durch seinen – dummen – Versuch immer nur das zuzugeben, was gerade rauskommt und dies dann auch noch kleinzureden schießt er sich vermutlich selber aus dem Amt.

Aber wie ist das mit E-Mails in Firmen eigentlich? Dürfen die überwacht werden?

Nun, im Prinzip schon.
Grundsätzlich ist es natürlich so, dass E-Mails nicht überwacht werden dürfen. Dies ist für einen Admin oft ein Problem. Es gibt Situationen, in denen man es kaum vermeiden kann, eine Mail einzusehen. Ein Admin, der die Mails seiner Kollegen mitliest ist aber grundsätzlich seinen Job los (und potentiell im Knast).

Dies kann aber durch den Arbeitsvertrag oder eine Betriebsvereinbarung geändert werden. Wenn dem Mitarbeiter ausdrücklich gesagt wird, dass E-Mails nur dienstlich sein dürfen, ändert sich die Situation. In diesem Fall „gehören“ die Mails der Firma und sie können mitgelesen werden. Dies aber nur, wenn es nötig ist.

Laut Spiegel wurden bei der Bahn Mails gelöscht. Wie sieht es damit aus?

Das geht natürlich gar nicht. Man könnte sich überlegen, ob man solche Mails nicht zustellt. Aber löschen ist sehr schlecht. Weil: Wenn geregelt ist, dass alle Mails betrieblich sind, unterliegen sie der Archivierungspflicht

Archivierungspflicht?

Das wissen vor allem kleine Firmen und Einzelunternehmer nicht. Laut Gesetz müssen ja alle Firmenunterlagen archiviert werden (in der Regel 10 Jahre). Mails gehören ebenfalls dazu. Also müssten diese auch archiviert werden.

Wie kann ich mich als Admin absichern?

Ich kenne tatsächlich Admins, bei denen hat der Arbeitgeber, als er sie loswerden wollte, die Datenschutzkarte gezogen und ihnen mit der Begründung gekündigt, sie hätten private Mails gelesen. Im Interesse von Admin und Arbeitgeber sollte man daher eine schriftliche Vereinbarung treffen. Die besagt, dass ein Admin, falls es für die Aufrechterhaltung des Betriebsablaufes notwendig ist, fremde E-Mails einsehen darf. Er sollte aber ebenfalls festgehalten werden, dass er so erlangte Informationen auf keinen Fall weiter geben darf.
Ich selber war schon mal in der Situation, dass ich (als CTO) von einem Geschäftsführer aufgefordert wurde, die Mail eines Angestellten weiterzuleiten. Ich habe mich zwar geweigert, befand mich aber – mangels Absicherung – in einer Zwickmühle. Man hätte mir es auch so auslegen können, dass ich dadurch selber meinen Job verloren hätte…

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