Guerilla Projektmanagement

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Wie schreibt man ein Protokoll

Erstaunlich, aber der oben stehende Titel gehört zu den häufigsten Suchanfragen die auf meine Seite führen. Und da ich ja serviceorientiert bin, bitte schön:

Ein Meetingprotokoll ist ein Ergebnisprotokoll und sollte erstmal so kurz wie möglich und so detailiert wie nötig sein sein. Es beantwortet die Fragen: Wer? Was? Bis wann?

Header: Überschrift, Ort, Datum, Anwesende, Abwesend (Leute die eingeladen aber nicht da sind), Verteiler (wer bekommt das Protokoll)

Jeder Punkt auf dem Protokoll fällt in folgende Kategorien:
(I)nformation,
(A)ufgabe (oder Action Points)
(O)ffener Punkt
Zu jedem Punkt wird geschrieben, wer zuständig ist und bis wann der Punkt erledigt sein muss
Das kann man schön über eine Tabelle erledigen.

Offene Punkte und Aufgaben werden beim Folgemeeting besprochen und deren Fortschritt festgehalten.
Regeln:
Kein Meeting ohne Protokoll.
Kein Protokoll ohne anschließende Abnahme.
In jedem Meeting werden die offenen Punkte und Aufgaben des Vormeetings überprüft.
Protokolle unbedingt binne 3 Tagen nach dem Meeting verteilen.

Und das war es auch schon.

Beispiel:

Protokoll: Planung Mittagessen am 30.5.2006
Anwesend: Müller, Meier, Schulz
Abwesend: Schmidt (Entschuldigt)

Top1 : Location
I: Der Konferenzraum steht nicht zur Verfügung.
I: Termin zum Mittagessen ist wie immer 13:00 Uhr (Festlegung Müller)
A: Müller sucht einen Raum

Top2: Lieferdienst
I: Schulz leidet unter Glutamatallergie, Chinese fällt daher aus
I: Wir haben Karten von Rimini, India-Palace und Mexican Schinell(*)-Imbiss
A: Schulz besorgt bis 12:00 Uhr Noch eine Karte vom Japaner und stellt sie ins Intranet
O: Wer treibt das Geld ein (Klärung nach Auswahl des Anbieters)

Top3: Sonstiges
O: Die Anwesenden haben langsam die Nase voll von Fast-Food und schreien nach Alternativen

(*) Stand tatsächlich so jahrelang auf dem Schild meines Lieblingsmexikaners in Berlin-Moabit.

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