Seid nett zueinander: Über E-Mails

In letzter Zeit bekomme ich häufiger E-Mails von Leuten, die mit diesem Medium nicht 100% vertraut sind. Ergebnis: Unfreundlicher Stil, Halbsätze und keinerlei Struktur.

E-Mails sind auf der einen Seite ein Medium, ohne das ich natürlich nicht mehr auskommen könnte. Auf der anderen Seite ist es aber so, dass man E-Mails sehr schnell missversteht und unnötigte Streit vom Zaun bricht…

Leider vergessen viele Mailschreiber, was sie da eigentlich schreiben: einen Brief. Daher Regel 1:
Eine Mail hat den gleichen Aufbau wie ein Brief

Es gibt also Anrede, Abschlussformel und vollständige Sätze.
Statt so:

Kurze Anmerkung: Hauptmenü größer!

Also so:

Hallo Herr WerAuchImmer,

bitte vergrößern Sie das Hauptmenü ein wenig. Ich glaube, man kann es dann besser lesen.
Mit freundlichen Grüßen
Irgendjemand

Direkte Ansprache ist auch so eine Sache. Im Fernsehen sagen die Leute ja nicht mehr „Ich habe mich darüber geärgert“, sondern „Darüber ärgert man sich“. In E-Mails wirkt es schnell unhöflich:

Es würde besser sein, wenn das Hauptmenü größer sein könnte

Komische Formulierungen – nur, um direkte Ansprache zu vermeiden. Warum nicht einfach so:

Machen Sie bitte das Hauptmenü größer

Ironie: Ganz schlecht. Ironie in E-Mails ist eine schlechte Idee. Es fehlt das lächelnde Gesicht (nein, Smilies reichen nicht immer):

Wenn Sie das Hauptmenü nicht erkennen können, hilft vielleicht eine bessere Brille.

Schreiben, lesen, nachdenken, abschicken
Mails sind ein schnelles Medium – aber auch ein dauerhaftes. Eine unbedachte Mail kann einem noch Jahre später anhängen. Ich kenne viele Leute, die seit >15 Jahren jede Mail archivieren. Da kann einem eine falsche Bemerkung also noch lange nachhängen. Daher sollte man – wie bei jedem Brief – E-mails nicht zwingend schreiben, wenn man extrem sauer ist. Lieder schreiben, einen Tag warten und anschließend in gemäßigter Stimmung die mail nochmal schreiben …

Archivierungspflicht
Ein kleiner Hinweis für Firmen und Selbständige: Mails sind Dokumente
Das wird gerne übersehen. Für E-Mails gelten im Geschäfsverkehr die gleichen Regeln, wie für alle anderen Dokumente. Das heißt ggf.: 10 Jahre Aufbewahrungspflicht! Wann muss ich eine E-Mail archivieren? Eigentlich ganz einfach: Wenn man einen Brief oder ein Fax mit gleichem Inhalt auch 10 Jahre aufbewahren müsste. Es gibt ein Problem. Eigentlich müsste man die Mail so archivieren, dass sie nicht manipuliert werden kann – für Textdateien im Filesystem gilt das jedoch nicht. Wer es also 100% richtig machen möchte, muss sich tatsächlich ein dediziertes System aufsetzen, welches jede relevante Mail sicher archiviert (solche Systeme gibt es auch anschlussfertig zu kaufen).

Schreibe einen Kommentar

Deine E-Mail-Adresse wird nicht veröffentlicht. Erforderliche Felder sind mit * markiert.

What is 14 + 6 ?
Please leave these two fields as-is:
IMPORTANT! To be able to proceed, you need to solve the following simple math (so we know that you are a human) :-)