Zeitmanagement

Wenn du es eilig hast, geh langsam!

Unter enormen Druck zu arbeiten ist gefährlich. Irgendwann kommt man aus dem Strudel nicht mehr selber heraus und sieht keine Ausweg mehr. Das ist der Moment, wo negativer Stress einsetzt und die ganze Sache noch schlimmer macht. Mit etwas Glück bricht man irgendwann geistig und/oder körperlich ein und hat seine Lektion gelernt. Wenn man Pech hat, fährt man übermüdet gegen einen Baum und überlebt es nicht – oder fährt anschließend im Rollstuhl herum, oder hat nur noch ein Bein, oder man wird ins Krankenhaus eingeliefert und an den Tropf gehängt. Das sind keine dunklen Schreckensbilder: Das habe ich in meinem Umfeld tatsächlich erlebt.

Ich hatte vor ein paar Jahren das „Glück“, einfach nur zusammenzubrechen. Die Mischung aus 3 parallenen Großprojekten, >200 Mail pro Tag (7 Tage die Woche!), keinem Wochenende und enorme Probleme in einem der Projekte wirkte nicht gerade positiv.
Tatsächlich haben wir alle Projekte mehr oder minder erfolgreich beendet. Aber als ich täglich Nasenbluten bekam und jede Nacht seltsame Alpträume hatte kam mir der Verdacht, irgendwas falsch zu machen.

Im der Nachbetrachtung war das eine nützliche Erfahrung. Seit dem kenne ich meine körperlichen Grenzen recht gut und bin dadurch produktiver geworden.

Das Problem aus meiner Sicht ist: Wir versuchen unseren Körper zu betrügen. Leider ist unser Körper schlauer als unser Großhirn. Und dann passiert folgendes: Der Körper „weiß“, dass er – sagen wir mal – 6 Stunden pro Tag leistungsfähig ist. Wenn wir nun 8 Stunden arbeiten, verteilen wir unbewusst die 6 Stunden auf 8 Stunden. Angenommen, das reicht aber nicht. Wir arbeiten 10 Stunden. Was geschieht? Der Körper gerät in Panik und fährt seine Leistungsfähigkeit noch mehr herunter. Schließlich sind wir auf „Überleben“ programmiert. Wenn wir nun 3, 4 Monate 10 Stunden bearbeitet haben wird der Körper noch 5 Stunden kreativ sein. Wir glauben aber, dass wir diese 10 Stunden für unsere Arbeit brauchen. Bei Mehrarbeit erhöhen wir auf 12 Stunden. Jetzt fährt der Körper auf 4 Stunden herunter um nicht komplett einzugehen. Anmerkung: Das sind Beispielzahlen. Jeder Mensch hat meiner Menung nach eine eigene „maximale Produktivzeit“.

Ich will damit definitiv nicht sagen, dass alle Leute die jeden Tag 12-14 Stunden arbeite etwas falsch machen. Wenn man dabei zufrieden ist: Alles super. Aber wehe, man empfindet das als Belastung. In dem Fall reißt man sich selber in einen Strudel.

Was helfen kann:
Feste Ruhepausen einbauen. Egal, ob man sich einen festen Feierabend setzt oder die Arbeit unterbricht. Untersuchungen haben gezeigt, dass man extrem produktiv ist, wenn man seinen Tag wie folgt einteilt: 3 Stunden arbeiten, eine Stunde schlafen. Das hält man angeblich tagelang durch. Je mehr Überstunden anstehen umso wichtiger ist es meiner Meinung nach, feste Ruhezeiten zu planen. Und von dieser Planung darf man auf keinen Fall abweichen. Also:“Ok, ich arbeite bis 22:00 Uhr. Dann werde ich eine Stunde Pause machen“

Ablenkung vermeiden. Wenn ich sehe, wie Leute mit Kopfhörer am Schreibtisch sitzen, bin ich verwirrt. Ist denen langweilig? Kann man sich tatsächlich besser konzentrieren, wenn man sich sowohl auf seine Arbeit, als auch auf die Musik konzentriert? In dem wunderbaren Buch „Zen, und die Kunst ein Motorrad zu warten“ wird empfohlen niemals einer Werkstatt zu vertrauen in der ein Radio läuft. Die Mechaniker scheinen ihre Arbeit nicht zu lieben und müssen sich ablenken. Dann doch lieber 45 Minuten arbeiten und anschließend 15 Minuten in Ruhe Musik hören!

ToDo Liste anlegen. Inhalt der Liste: Was habe ich zu tun? Wie lange werde ich vermutlich brauchen? Welche Priorität hat die Arbeit? Alle Aufgaben in Prioklassen 1-3 einteilen. Prio 1: Sofort erledigen. Prio 2: Erledigen, wenn Zeit ist. Prio 3: Nicht erledigen. Mit solchen Listen kann man auch prima Arbeit verteilen.

BTW: Es bringt niemals etwas, einem Vorstand zu sagen „das schaffen wir zeitlich nie“. Das klingt immer wie eine Ausrede. Besser:“Ok, für die Aufgabe müssen wir folgende Schritte erledigen: (…). Das sind ca. 950 Manntage in geplanten 4 Wochen. Wie gehen wir damit um?“.

2 Gedanken zu „Zeitmanagement

  1. christoph

    Ich habe mir einen anderen Arbeitsstil angewöhnt. Dass man sich mehr als 6 Stunden ohne Probleme konzentrieren kann, kann man sich angewöhnen. Wichtig ist dabei ein extrem starker Geist der das Fleisch kontrolliert ;)

    Ich mache meistens 2x in der Woche einen 36h Stunden Tag. Meist Montag 8:00 bis Dienstag 20:00. Mittwoch von 8:00 bis 20:00 und dann wieder Donnerstag 8:00 bis Freitag 20:00. Und das geht wirklich ohne Probleme, schon seit ca. 1 Jahr. Um 7:00, dh nach 23h gehe ich 20 min laufen, irgendwas mit Schokolade essen, duschen und lese die Zeitung. Man darf auf keinen Fall Kaffee, rauchen oder RedBull trinken, da ist man sonst nach ein paar Stunden fertig. Am besten grünen Tee mit einer Prise Pfeffer. Ein richtig guter Monitor ist auch Pflicht.

    Ich kenne viele die auch so sehr produktiv arbeiten. Max Levchin, hier zu sehen wo er zuvor relativ lange wach war: http://www.pbs.org/cringely/nerdtv/shows/ Auf jedenfall sehenswert.

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  2. Ratilius

    Wenn du es eilig hast, geh langsam!

    …denke ich mir auch immer wenn mir einfällt was ich alles vergessen habe einzupacken, sobald ich 20 sekunden „in Ruhe“ im Zug sitze.

    der 36 h marathon klingt recht außergewöhnlich.

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