Guerilla Projektmanagement

IT Projekte und Zeuch

Die 1000 Fehler in der Projektleitung: 7

Wer schreibt, der bleibt
Der Wert von mündlichen Aussagen liegt ungefähr knapp unter dem eines 3 Wochen altem Brötchens. Wenn ich für jedes „das habe ich aber so nicht gesagt“ einen Euro bekommen hätte könnte ich den Rest meines Lebens faul am Strand einer Südseeinsel verbringen…
Was also tun? Das jedes Meeting ein Protokoll braucht und man dieses Protokoll von allen Beteiligten abnehmen lässt ist klar. In Zeiten großer Festplatten kann man jede Mail speichern. Mails sollte man prinzipiell nicht löschen. Ok, die „12:30 Mittagessen?“ Mail vielleicht.
Bei persönlichen Gesprächen ist es auch ganz einfach: Für jedes (!) Telefonat wird eine kleine Telefon-Notiz angelegt. Das geht einem nach einiger Zeit in Fleisch und Blut über und kostet kaum Zeit. Auch persönliche Gespräche werden sofort protokolliert. Anschließend schreibt man an seinen Gesprächspartner eine kleine Mail die etwa so aussieht:

Hallo Herr XYZ,
um sicher zu sein, dass ich Sie gerade richtig verstanden habe, hier eine kurze Zusammenfassung unseres Gesprächs:
Bla Bla Bla.
Ich gehe davon aus, dass das so stimmt, ansonsten melden Sie sich einfach kurz bei mir.

Und schon ist man auf der sicheren Seite.
Jetzt gibt es natürlich die ganz Schlauen. Die sagen einem dann sowas wie „aber das ist jetzt nur unter uns und gehört nicht ins Protokoll“ oder so. Das bringt ein Projekt natürlich so gar nicht voran. Also gibt es nur eine Reaktion: Festnageln! Sofort klar machen, dass man bis zum Zeitpunkt X eine konkrete Aussage braucht. Diese ganzen „hätte, könnte, würde“ Aussagen mögen zwar sehr diplomatisch sein, aber für Diplomatie haben wir im Projekt keine Zeit. Wir sollen das fertig werden…

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